Ouvrir un commerce est soumis à un certain nombre de réglementations et d’obligations. Parmi elles, on trouve le recours à une solution d’encaissement. Cela est-il obligatoire pour tout le monde ? Quel est l’intérêt d’un tel outil ? Retrouvez toutes les infos et découvrez nos conseils, dans cet article.

Est-ce obligatoire d’avoir un logiciel de caisse ?

En France, c’est le Code Général des Impôts (CGI), qui régit tout ce qui concerne les logiciels de caisse. Dans l’article 286-I-3 bis, il est indiqué que toute personne assujettie à la TVA, est tenue d’utiliser un logiciel ou un système de caisse qui satisfasse aux conditions d’inaliénabilité, de sécurisation, de conversation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.  Cette disposition concerne tout type d’activité de livraisons de biens et de prestations de service, qui ne donnent pas lieu à une facturation, mais bien à un paiement de clients particuliers.  Cela ne concerne pas les activité entre professionnels (B to B), qui donnent lieu à un système de facturation, ni les personnes qui officient sous le statut de micro-entrepreneurs et qui bénéficient d’une franchise de TVA, en vertu de l’article 293B du CGI.

Quelles obligations de sécurité pour le logiciel de caisse ?

Les personnes qui répondent aux conditions précédemment citées, doivent donc opter pour un logiciel de caisse sécurisé. Celui-ci doit respecter un certain nombre de règles. Pour ne pas vous tromper, vous devez simplement vérifier la certification du logiciel. Celui-ci doit avoir la norme LNE. C’est notamment le cas de notre logiciel Web-caisse Apitic.  Si vous choisissez une solution d’encaissement qui ne respecte pas cette norme, vous encourez une amende de 7500€ et une obligation de vous équiper.

Les inconvénients de ce type de solution

Si cette solution d’encaissement semble intéressante, elle n’est pas sans inconvénients. Tout d’abord, le fait de vouloir modifier le code source d’un logiciel de caisse, nécessite des connaissances importantes. Il faut donc faire appel à un programmeur spécialisé. Cela peut revenir très cher. Ensuite, le problème de l’open source, est qu’il rend difficile l’acquisition de certaines normes et certifications. Dans le cas des logiciels de caisse, la norme de conformité NF525 est obligatoire. Pour l’obtenir, un certain nombre de tests doivent être passés. Le fait de faire un code “maison”, réduit les chances de pouvoir être certifié et peut entraîner l’impossibilité d’utiliser le logiciel.   Dans cette situation, mieux vaut se fier à un expert du logiciel de caisse qui propose de base, dans ses prestations,  des solutions adaptées à chaque métier.

Les fonctionnalités indispensables du logiciel de caisse

Le logiciel de caisse est pour beaucoup un atout dans la gestion quotidienne de leur commerce. Et pour cause, il est doté de fonctionnalités essentielles, qui facilitent la vie et améliorent l’organisation. 

La prise et la transmission de commandes

Avec la fonction prise de commande, le logiciel de caisse permet de saisir et d’enregistrer des produits sélectionnés par des clients. Ces derniers peuvent être paramétrés à l’avance, dans le back office du logiciel. Nous pouvons les  retrouvés en quelques clics au moment du paiement, pour éditer un ticket. En outre, avec des équipements complémentaires (imprimante bluetooth, écran déporté), les commandes peuvent être transmises en quelques secondes, au reste de l’équipe. De quoi améliorer la rapidité de service et la communication interne de votre entreprise. 

L’encaissement 

La fonction principale du logiciel de caisse est de recevoir les paiements des clients. Chez Apitic, nous proposons un ensemble de fonctionnalités pour accélérer ce processus et proposer un service plus complet à votre clientèle :

• Edition de ticket et facture en un clic,
• Partage intelligent des additions, 
• Calcul du rendu de monnaie automatique,
• Impression d’avoir rapide,
• Saisie de réduction intuitive… 

Le suivi des stocks

Quelle que soit votre activité, le suivi de vos stocks est un élément essentiel. En effet, vous devez être en mesure d’avoir suffisamment de stocks pour satisfaire votre flux client, au risque d’impacter leur satisfaction. La fonctionnalité de suivi de stock vous permet de renseigner vos volumes à l’avance et de suivre leur écoulement. Vous pourrez également paramétrer des seuils d’alerte pour pouvoir passer commande à temps. 

La consultation du chiffre d’affaire

Vos recettes et donc votre chiffre d’affaires sont des indicateurs clé de votre réussite. Pour savoir comment se porte votre activité, vous devez être en mesure de savoir combien de clients vous recevez, leur panier moyen, les produits les plus vendus… C’est tout l’intérêt de la fonction de suivi du chiffre d’affaire.